Komputer i dostęp do internetu. Teoretycznie tylko tyle potrzebuje pracownik biurowy do wykonywania swoich obowiązków z domu. W praktyce, wariant minimalistyczny ma istotne ograniczenia. W dłuższym okresie może być po prostu niewydajny.
Dlaczego o tym piszemy? W okolicach marca wielu z nas zmuszonych zostało do wprowadzenia pracy zdalnej ad hoc. Dzisiaj, pod koniec września, wszystko wskazuje na to, że dobrym pomysłem jest być zabezpieczonym na nadchodzące miesiące (na dzień pisania tego artykułu wskaźnik R, czyli reprodukcji wirusa osiągnął poziom z marca, kiedy oficjalnie wprowadzono obostrzenia).
Zespół Datera pracuje zdalnie cały czas. Robimy to z wykorzystaniem naszego własnego systemu Call-eX Cloud. W poprzednim artykule o pracy pokazaliśmy, że telefonia VoIP jest bardzo elastyczna i szybka zmiana miejsca pracy nie sprawia problemów. Dzisiaj podpowiadamy jak pewne rzeczy zrobić po prostu lepiej. Na podstawie własnych doświadczeń i wiedzy o naszej technologii.
Jakiego łącza potrzebuje pracownik?
Prędkość i przepustowość łącza nie jest problemem dla telefonii VoIP. Przyjrzyjmy się jak wygląda wykorzystanie odbierania / wysyłania dla najpopularniejszych kodeków:
| Kodek | Kodowanie / Jakość | Wymagana prędkość pobierania / wysyłania (Mb/s)* | Uwagi |
|---|---|---|---|
| G.729* | (Minimalna) 8 kbit/s | 0,008 / 0,008 | Minimalna jakość rozmowy |
| G.726 | 16, 24, 32, 40 kbit/s | 0,02 – 0,04 / 0,02 – 0,04 | Kodek uniwersalny |
| G.722 | 48, 56, 64 kbit/s | 0,04 – 0,06 / 0,04 – 0,06 | Kodek HD |
| G.711 (PCMA/PCMU) | 64 kbit/s | 0,06 / 0,06 | Kodek uniwersalny, standard międzynarodowy |
Jak widać, prędkość łącza nie jest czymś czym trzeba się martwić – nawet w przypadku wieloosobowego biura. Podobnie wygląda sprawa jeżeli chodzi o zużycie danych:
| Osób | 1 minuta | 60 minut | 120 minut | 180 minut | 360 minut |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 0,96 | 57,6 | 115,2 | 172,8 | 345,6 |
| 2 | 1,92 | 115,2 | 230,4 | 345,6 | 691,2 |
| 3 | 2,88 | 172,8 | 345,6 | 518,4 | 1036,8 |
| 4 | 3,84 | 230,4 | 460,8 | 691,2 | 1382,4 |
| 5 | 4,8 | 288 | 576 | 864 | 1728 |
| 6 | 5,76 | 345,6 | 691,2 | 1036,8 | 2073,6 |
Telefonia VoIP jest oszczędna. Przyjmijmy nawet, że mamy niewielkie biuro i 16 osób korzystających z 16 słuchawek Yealink (np. W56H) podłączonych do dwóch stacji DECT (każda obsługuje do 8 równoczesnych rozmów), to zużycie danych i łącza pozostanie daleko w tyle poza tym, co w każdym domu osiąga Netflix czy Youtube (nawet na telewizorze w jakości full HD).
Istotna jest jakość łącza, a w przypadku osoby dzwoniącej z komputera lub smartfona (z dowolnego programu lub aplikacji mobilnej) – jakość i stabilność sygnału WiFi. Ten sam problem dotyczy GSM. To dlatego rozmowa z programu komputerowego lub aplikacji może czasem nas zaskoczyć – nawet na teoretycznie bardzo dobrym łączu. Na jakość rozmowy mogą wpływać zmienność sygnału wifi (jeżeli jest dużo punktów dostępowych w okolicy), czy fakt, że użytkownik pracuje na wielu włączonych programach i obciąża komputer.
Stanowisko pracy
Aplikacja mobilna lub program komputerowy to warianty przede wszystkim ekonomiczne. Do komputera wystarczy dokupić dowolne słuchawki (nawet za 20 zł) i już można rozmawiać. Zarówno programy komputerowe jak i aplikacje mobilne pozwalają na korzystanie ze wszystkich funkcji dostępnych w biurze – jak przełączanie, telekonferencje etc. Telefony VoIP mają jednak kilka istotnych przewag.
Telefon bezprzewodowy ze stacją DECT
Telefon bezprzewodowy ze stacją DECT to najpopularniejsza metoda korzystania z telefonii VoIP w małych i średnich firmach. Stację DECT można podłączyć do dowolnego modemu-routera za pomocą kabla sieciowego, a do stacji – bezprzewodowo słuchawki. Są cztery argumenty przemawiające za tym rozwiązaniem w warunkach domowych:
- Cena: koszt całego zestawu (stacja DECT i słuchawka bezprzewodowa) może być niższy niż 360 zł;
- Jakość rozmów: technologia DECT gwarantuje znacznie lepszą jakość niż rozmowy przez WiFi – bez trzasków, zakłóceń i przerw. To doskonale przetestowana i dopracowana technologia;
- Auto-provisioning: centrale telefoniczne Datera pozwalają na zdalne, centralne zarządzanie całą flotą urządzeń z poziomu panelu administracyjnego WWW. Oznacza to, że jedynym obowiązkiem pracownika w domu może być podłączenie otrzymanej, skonfigurowanej stacji DECT do swojego routera. Firma może zachować pełną kontrolę nad wszystkimi ustawieniami sprzętu i włączonymi dla pracownika funkcjami VoIP;
- Wygoda: przygotowanie sobie miejsca pracy jest odpowiedzialnością pracownika, ale można mu to zadanie ułatwić. Przeciętne mieszkanie ma mniej gniazdek sieciowych niż biuro i znacznie łatwiej urządzić się bez kabli.
Przewodowy z modułem WiFi lub natywną obsługą WiFi
Równie popularne w biurach są telefony przewodowe (tzn. przyłączane do sieci przez kabel ethernet). Są tanie, wygodne i niezawodne. Wybrane modele z USB można doposażyć w zewnętrzne karty WiFi. Niektóre modele obsługują ją natywnie, jednak są to jednak zwykle bardzo drogie telefony multimedialne.
Argumenty za wykorzystaniem tych telefonów są podobne jak w przypadku telefonów bezprzewodowych ze stacją DECT: cena, jakość rozmów, auto-provisioning i wygoda przygotowania stanowiska pracy.
Softphone vs Telefon VoIP
Podsumujmy najważniejsze zalecenia (lub spostrzeżenia) jakie mamy odnośnie przygotowywania zdalnego stanowiska pracy:
- DECT daje najlepszą jakość dźwięku bezprzewodowo. Różnicę odczujesz nawet przy dobrym łączu.
- Telefon VoIP praktycznie zawsze daje lepszą jakość rozmowy. Nie jest obciążony dodatkowymi zadaniami, nie ma zbędnych procesów w tle. Jest w pełni zoptymalizowany do rozmowy.
- Telefonami będziesz zarządzać przez auto-provisioning. Jeżeli chcesz mieć centralną kontrolę nad terminalami (co oznacza też np. konfigurację przycisków funkcyjnych, książek adresowych telefonów etc.) – to wybierz telefony VoIP.
- Telefon czasem wystarczy zabrać do domu: jeżeli pracownik ma taką możliwość (np. ma wygodnie dostępne gniazdko ethernet), to równie dobrze może po prostu zabrać do domu swój biurkowy telefon i pracować tak jakby był w biurze. Funkcjonowanie telefonii VoIP jest niezależne od lokalizacji.
 |
Doświadczeni użytkownicy mogą udostępnić połączenie sieciowe z laptopa na telefon VoIP po kablu internet. Jest to jednak znacznie trudniejszy i bardziej pracochłonny proces niż uruchomienie hotspotu WiFi |
Model mieszany
Nie każdy pracownik potrzebuje telefonu. Zaopatrzenie sprzedawców i pracowników obsługi klienta w dodatkowy sprzęt (lub udostępnienie im tego stosowanego w biurze) może być ekonomicznie uzasadnione. Doskonała jakość rozmów i brak niespodzianek czy awarii ma po prostu znaczenie dla ich skuteczności, a zachowanie całej konfiguracji i integracji ze stosowanymi CRM-ami czy narzędziami agentów to gwarancja braku przestojów w pracy.
Część pracowników może spokojnie dzwonić z komputerów lub aplikacji (wymaga to jedynie niewielkiej zmiany ustawień na koncie VoIP pracownika, aby uwzględnić też rejestrację jego konta z poziomu pozostawionego w biurze telefonu). Telefonia VoIP daje pełną swobodę w tym zakresie.
|
Możliwości jest wiele, ale bez obaw – pomożemy Twojej firmie dobrać odpowiednie rozwiązanie zależnie od tego z jakich terminali Twoi pracownicy korzystają w biurze, jakie chcesz żeby mieli w domu i z jakich usług VoIP mają korzystać. Ważne jest to, że cały system telekomunikacyjny można zorganizować tak, że klienci nie zauważą żadnej różnicy. Będą się kontaktować z Twoją firmą na te same numery. Pracownicy będą mogli identyfikować się numerami firmowymi. Po prostu będą pracować z domu. |
Co warto zrobić lepiej?
Dom to jednak nie biuro. Warto przemyśleć kilka zmian na koncie pracownika, które pozwolą na sprawniejszą komunikację z klientami i równoczesne poszanowanie jego prywatności:
- IVR i komunikaty: pakiet funkcji IVR (dostępnych w systemie Call-eX Cloud w ramach abonamentu dla każdego konta abonenta) nie pozwoli, by telefon dzwonił po godzinach pracy. Każdy dzwoniący na numer firmowy po określonej godzinie może zostać poproszony o kontakt jutro, lub zostanie dodany na listę kontaktów do oddzwonienia.
- Inteligentne kierowanie: wybrane numery telefonów mogą zawsze uzyskać połączenie z pracownikiem – albo na telefonie firmowym, albo komórkowym. Dzięki temu kluczowi klienci połączą się, a pozostali – usłyszą komunikat. Centrala sama ich rozpozna, na podstawie numeru telefonu.
- Poczta głosowa przekazywana na e-mail: pozwoli na łatwy dostęp do wiadomości poczty głosowej, co jest znacznie łatwiejsze niż odsłuchiwanie ich przez interfejs telefonu (można to też robić w panelu użytkownika).
Możliwości jest znacznie więcej – domowe stanowisko może być równie wydajne co biurowe. Warto wiedzieć, że zawsze można liczyć na naszą pomoc przy uruchamianiu wirtualnej centralki (lub zmianie trybu pracy). Pomożemy nie tylko skonfigurować usługi, ale też dobrać potrzebny sprzęt. Zachęcamy też do zapoznania się z artykułami na temat pracy zdalnej, automatycznej konfiguracji i IVR poniżej.
