Dlaczego stawiamy na indywidualne podejście, a nie automaty?
Obszar obsługi klienta i systemów telekomunikacyjnych jest dziś w dużej mierze zautomatyzowany, wiele procesów opiera się na formularzach, algorytmach i botach. My stawiamy na bezpośredni kontakt z człowiekiem i rozwiązania dopasowane do konkretnej firmy, a nie na uniwersalne skrypty.
W Datera to właśnie sposób pracy z klientami, który łączy technologię i doświadczenie konsultantów, tworzy przewagę w obszarze telekomunikacji dla firm. W tym artykule przybliżymy nasze działania podejmowane podczas współpracy z klientami — wszystko prowadzone przez ludzi, nie przez formularze.
Początek współpracy – konsultacje i zrozumienie potrzeb
Każda udana realizacja zaczyna się od dokładnego poznania klienta — jego modelu biznesowego, sposobu obsługi klienta, procesów sprzedażowych i komunikacji wewnętrznej.
Nie uruchamiamy systemu telekomunikacyjnego od razu — najpierw przeprowadzamy konsultację wstępną, w której nasz ekspert zadaje pytania:
- Jak wygląda obsługa połączeń w Twojej firmie?
- Kto odbiera pierwsze połączenie, kiedy pojawia się przekierowanie, jakie są najczęstsze scenariusze?
- Czy pracujecie stacjonarnie, zdalnie, w modelu hybrydowym?
- Jakich systemów używacie (CRM, ERP, help-desk)?
- Czy pracujecie zmianowo?
Dzięki temu możemy zaproponować rozwiązanie, które nie tylko działa, ale przede wszystkim ma sens i realnie wspiera firmę — nie zaczynamy od funkcji „bo są dostępne”, lecz od pytania: „czy to jest potrzebne?”.
Konfiguracja dopasowana do potrzeb
Po zebraniu informacji przechodzimy do konfiguracji systemu VoIP, dostosowanej do konkretnego modelu biznesowego.
W praktyce oznacza to:
- ustalenie logiki połączeń przychodzących i wychodzących — kto, kiedy, do kogo,
- projektowanie architektury infolinii/IVR na podstawie rzeczywistych scenariuszy kontaktu,
- konfigurację numeracji, kolejek i przekierowań tak, by skrócić czas oczekiwania,
- dobór odpowiednich funkcji Wirtualnej Centrali (IVR, kolejki, nagrywanie, callback, SMS, integracje).
Takie podejście daje klientom pewność, że płacą za rozwiązanie idealnie dopasowane do ich potrzeb, a nie za zbiór przypadkowych funkcji.
Integracje — systemy muszą ze sobą współpracować
Systemy VoIP Datera nie działa w oderwaniu od reszty firmowego ekosystemu. Wirtualna Centrala została zaprojektowana tak, by na co dzień realnie wspierać pracę zespołów, współpracując z systemami, które firma już wykorzystuje – CRM, help-desk, ERP, aplikacjami mobilnymi i narzędziami raportowymi.
W praktyce oznacza to, że zarówno system można zintegrować poprzez otwarte interfejsy (API, CTI, WSS), jak i skorzystać z gotowych integracji. Dzięki temu centralka telefoniczna staje się spójnym elementem istniejących procesów biznesowych, a nie osobnym rozwiązaniem – a zespół pracuje dalej w znanym sobie środowisku, z lepiej działającą komunikacją.
Sprawiamy, że Wirtualna Centrala staje się elementem ekosystemu, a nie osobnym narzędziem.
Wdrożenie i wsparcie – człowiek, nie formularz
Przygotowanie systemu zaczyna się o wiele wcześniej niż podpisanie umowy, jest to zupełnie inna praktyka niż w większości firm. Najczęściej zaangażowanie inżynierów następuje po zakupie systemu.
Nasze podejście:
- kontak przed wdrożeniem ze specjalistą,
- przygotowanie projektu systemu,
- testy systemu VoIP,
- konsultacje przed wdrożeniem,
- podpisanie umowy,
- wdrożenie systemu,
- konsultacje po uruchomieniu systemu,
- realna obsługa telefoniczna Zespołu Wsparcia Klienta (bez botów i bez kolejek),
- SLA — gwarantowane czasy reakcji,
- bieżące wsparcie techniczne, konsultacje, pomoc w rozwoju i zmianach konfiguracji.
Kontakt z nami to nie anonimowy formularz i ticket, na który odpowiada automat. Klient ma po drugiej stronie dedykowany zespół wsparcia technicznego – dostępny telefonicznie, z imienia i nazwiska.
Dlaczego podejście szyte na miarę się opłaca
Lepsze dopasowanie funkcji:
to mniejsze koszty: klient nie płaci za funkcje, których nie potrzebuje.
Większe zaangażowanie zespołu:
jeśli sposób działania Wirtualnej Centrali odzwierciedla realne procesy w firmie, pracownicy chętniej korzystają z systemu.
Profesionalna obsługa klienta końcowego:
mniej frustracji, mniej oczekiwania, więcej skutecznego kontaktu.
Skalowalność i elastyczność:
kiedy firma rozwija się lub zmienia model pracy (np. hybrydowy), system łatwiej się adaptuje.
Partnerstwo długofalowe:
klient nie zostaje sam po wdrożeniu — wsparcie, szkolenia i optymalizacje to część współpracy.
Przykładowe scenariusze z życia klienta
Jak współpracować z nami krok po kroku
Kontakt i wstępna rozmowa z naszym zespołem.
Konsultacja diagnostyczna — analiza potrzeb i procesów.
Projekt rozwiązania — sugerowane funkcje, liczba stanowisk, integracje.
Konfiguracja systemu i testy — dostosowanie, testy.
Uruchomienie i przekazanie do operacji.
Monitoring i optymalizacja — raporty, sugestie, dalsza współpraca.
Każdy etap jest prowadzony przez człowieka: konsultanta, inżyniera, specjalistę — nie tylko automatyczny formularz lub „samouczek”.
FAQ – jak działamy z klientami na co dzień
Czy muszę wybrać wszystkie funkcje centrali od razu?
Nie — konfigurację możesz rozwijać stopniowo. Na start uruchamiamy tylko to, czego naprawdę potrzebujesz, a kolejne funkcje dobieramy dopiero wtedy, gdy pojawi się taka potrzeba w Twoim procesie obsługi lub sprzedaży.
Czy potrzebuję własnego działu IT?
Nie – wspieramy firmy MŚP, które nie mają dużego zaplecza IT, zapewniając pełną obsługę i konfigurację.
Jak długo trwa wdrożenie Wirtualnej Centrali?
Zazwyczaj od czasu konsultacji do uruchomienia mija kilka dni do 2 tygodni – w zależności od złożoności systemu i dyspozycyjności klienta.
Co jeśli zmieniam model pracy (np. z biura na hybrydę)?
Nasz system jest elastyczny – można łatwo rozszerzyć zakres funkcji, dodać stanowiska lub przestawić tryb pracy zdalnej.
