Dla wielu firm wakacje to okres urlopowy. Masz problem z wykonaniem pracy w zmniejszonym zespole?
Można temu bardzo łatwo zaradzić!
IVR, czyli funkcje wirtualnej centrali telefonicznej to świetny sposób na odciążenie pracowników i wykonanie pracy nawet przy zmniejszonym zespole.
 |
Jeśli pracujesz w czteroosobowym zespole, a urlopy dwóch Twoich kolegów nakładają się, to wykonanie całej pracy zespołu staje się niemożliwe. Radzenie sobie z nadmiarem obowiązków w okresie urlopowym to częsty problem. |
Metody radzenia sobie z połączeniami przychodzącymi przy zmniejszonej liczbie pracowników:
Włącz wakacyjny komunikat
Sygnał zajętości czy cisza to najgorsze co może usłyszeć klient, one z całą pewnością nie wpływają dobrze na Twój biznes. Z wirtualną centralą nie musisz się martwić o to co usłyszy osoba dzwoniąca do Twojej firmy, możesz stworzyć/nagrać dowolny komunikat.
Przekierowania w kalendarzu usługi IVR
Przekierowania w kalendarzu usługi IVR
Korzystając z kalendarza wirtualnej centrali masz możliwość ustawienia z wyprzedzeniem przekierowywania połączeń w konkretnym przedziale czasu na pracownika, np. zastępującego osobę będącą na urlopie.
Część firm w okresie urlopowym skraca godziny swojej pracy, bądź rezygnuje z systemu zmianowego. W takim przypadku możesz ustawić w kalendarzu przekierowywanie połączeń w wyznaczonych godzinach na pracownika dyżurującego.
Włącz powiadomienia SMS
Do swojego drzewka menu IVR możesz dodać powiadomienia SMS. Zyskujesz możliwość stworzenia szablonu widomości SMS do automatycznej wysyłki (np. Nasza firma w okresie od 1.07 do 07.07 nie pracuje. Jesteśmy na wakacjach. Wszystkimi sprawami zajmiemy się po 07.07. Pozdrawiamy).
Funkcja SMS daje również możliwość wysyłania wiadomości z linkiem do strony głównej firmy bądź samouczków. Jeśli masz zbyt mało pracowników by mogli profesjonalnie wytłumaczyć instalację, działanie sprzętu, usługi to wiadomość z linkiem (do strony gdzie potencjalny klient zaczerpnie wiedzę) jest idealnym rozwiązaniem dla Ciebie.
Poczta głosowa wysłana na mail
Nie jesteś w stanie odebrać połączenia? Daj możliwość klientom nagrać wiadomość głosową, którą później znajdziesz na swojej skrzynce E-mail.
Funkcja poczty głosowej na IVR nagrywa informacje przekazane przez klienta i zapisuje nagrania na panelu poczty głosowej, skąd pracownik może odsłuchać treść nagrań w godzinach pracy. Możliwość obsłużenia części połączeń w wybranym przez pracownika momencie pozwala mu na lepszą organizację zadań. To rozwiązanie sprawdzi się świetnie w przypadku biznesów, gdzie wiele połączeń wpada po godzinach pracy bądź połączenia kolidują ze spotkaniami.
Automatyka, czyli interaktywne menu
Interaktywne menu sterowane klawiaturą jest jedną z głównych funkcji IVR. Najpowszechniejszym rozwiązaniem stosowanym w wirtualnej centrali telefonicznej jest dzielenie połączeń na grupy , tak by osoba dzwoniąca w konkretnej sprawie dodzwoniła się od razu do pracownika wykwalifikowanego w danym temacie. Zwiększa to zadowolenie klientów i ogranicza działania pracowników do minimum.
Kolejkowanie połączeń IVR również jest częścią automatyki. Rozwiązanie pozwala na określenie połączeń priorytetowych dla Twojego biznesu oraz na przypisanie skategoryzowanych połączeń wybranemu pracownikowi. W okresie urlopowym jest to bardzo przydatna funkcja, która pozwala organizować prace dostosowując ją do dostępności pracowników.
Wakacje z wirtualną centralą Datera
Radzenie sobie z dodatkowymi obowiązkami w okresie urlopowym to nie lada wyzwanie. Jeśli chcesz zadbać o jakość obsługi w firmie oraz ułatwić pracę swoim pracownikom skorzystaj z naszych funkcji. Można je oczywiście ze sobą łączyć. Zapewniamy nasze wsparcie, a system dostosujemy do Twoich potrzeb.
