Jeśli tak jak w wielu firmach pourlopowy wrzesień wiąże się dla Ciebie i Twoich pracowników ze zwiększoną ilością pracy, natomiast w kolejnych miesiącach sytuacja wraca do normy, warto zastanowić się nad systemem odciążającym pracowników.
Ile czasu potrzeba, by przygotować firmowy telefon na „wrześniowy młyn”? Jeśli korzystamy z wirtualnej centrali telefonicznej, to wystarczy 30 minut.
Oto 5 sposobów na radzenie sobie z większą liczbą połączeń:
Kolejkowanie połączeń
Nie ma sensu zwiększać zatrudnienie lub zmieniać zakresu obowiązków pracowników na chwilowy przypływ telefonów. Wystarczy wykorzystać kolejkowanie połączeń, czyli usługę wirtualnej centrali. Funkcja ustawia połączenia w kolejce i utrzymuje je na linii, dopóki nie zostaną obsłużone przez pracownika. Osoby oczekujące słyszą miłą muzykę i są na bieżąco informowane o miejscu w kolejce.
IVR i komunikat
Kolejnym sposobem na odciążenie telefonu firmowego jest interaktywne menu IVR (wybierz „1”, aby dodzwonić się do..) połączone z odpowiednimi komunikatami. Korzystając z tej funkcji w naturalny sposób rozdzielicie połączenia na pracowników odpowiednich działów (np. finanse, obsługa klienta, sprzedaż, reklamacje).
 |
IVR i komunikat mogą również zastąpić kontakt z człowiekiem. Przykład: „Chcesz sprawdzić ostatnią fakturę? Wybierz 5” Po kliknięciu „5” dzwoniący słyszy komunikat „Twoja aktualna faktura znajduje się w panelu użytkownika. W sekcji finanse.” Po odtworzeniu komunikatu połączenie jest zakańczane automatycznie. |
Automatyczne SMS
Funkcje IVR i komunikat można rozbudować o SMS i automatycznie wysłać klientom link do instrukcji lub innego miejsca na naszej stronie www. Dzięki temu dzwoniący sam rozwiąże swoje zgłoszenie i odciąży naszych pracowników.
Kalendarz
To kolejna usługa wirtualnej centrali, która może pomóc w sytuacji wzmożonego ruchu. Nasi klienci najczęściej wykorzystują ją do zmiany działania centrali poza godzinami pracy biura. Przekierowują automatycznie połączenia na numer osoby dyżurującej lub na komunikat z funkcją wysyłania SMS. „Nasze biuro czynne jest od poniedziałku do piątku od 8 do 17. Za chwilę otrzymasz SMS z linkiem do strony, na której możesz dokonać zgłoszenia przez formularz. Nasi pracownicy odezwą się do Ciebie najszybciej jak to możliwe”
|
Kalendarz można też zastosować w inny sposób. Na przykład ustalić „godziny ciszy” w dowolnym dziale. W wybrane dni w godzinach 10-12 pracownicy nie mogą połączyć się z działem Kadr. Poza ustalonymi godzinami, zespół HR jest dostępnym normalnie. |
Poczta głosowa na maila
Ostatnim sposobem na rozładowanie nadmiernej liczby połączeń jest przekierowanie ich na pocztę głosową. Klienci mogą nagrać wiadomość ze zgłoszeniem i czekać cierpliwie, aż ich problem zostanie rozwiązany. Wirtualna centrala prześle nagranie w formie MP3 na wskazaną skrzynkę email, co umożliwi obsługę zgłoszenia w późniejszym terminie.
Dzięki funkcjom wirtualnej centrali można łatwo i bez ponoszenia dużych kosztów obsłużyć nawet przytłaczającą liczbę połączeń. Możliwości jest bardzo wiele i można je łatwo dostosować do procesów i potrzeb każdej firmy.
Poznaj lepiej wirtualne centrale Datera |
|
|
Sprawdź korzyści, jakie niesie ze sobą wirtualna centrala Datera » |
