Eventy hybrydowe – łączące spotkania fizyczne z transmisją online – na dobre zadomowiły się w świecie biznesu. Według raportu Bizzabo „State of Events 2025”, aż 72% organizatorów planuje realizować wydarzenia właśnie w takim formacie. To efekt pandemicznej transformacji, ale również większych możliwości dotarcia do szerszej grupy uczestników przy niższych kosztach.
W tym ekosystemie wirtualna centrala staje się nieocenionym narzędziem – od generowania leadów po wsparcie Q&A w czasie rzeczywistym. Sprawdź, jak może usprawnić każdy etap Twojego wydarzenia.
Przed wydarzeniem: automatyzacja komunikacji i lead generation
- Infolinia informacyjna dla uczestników offline
Zautomatyzowana wirtualna centrala może obsłużyć setki zapytań dziennie. IVR (Interactive Voice Response) udzieli informacji o lokalizacji eventu, agendzie czy godzinach rejestracji – bez potrzeby angażowania personelu. - Obsługa uczestników online
Osobom biorącym zdalnie udział w wydarzeniu system może wysyłać SMS-y z linkiem do transmisji, loginem lub instrukcją techniczną. Wszystko odbywa się automatycznie, z pełnym logowaniem historii kontaktu. - Rejestracja uczestników i lead nurturing
Wirtualna centrala może pełnić rolę call center sprzedażowego – służyć do telefonicznej rejestracji uczestników, prowadzenia kampanii przypominających oraz zbierania zgód marketingowych. Integracja z CRM umożliwia dalszą automatyzację. - Obsługa VIP-ów i prelegentów
Dedykowane linie głosowe pozwalają na błyskawiczny kontakt istotnym osobom biorącym udział w danym wydarzeniu. Możesz zapewnić im osobne menu IVR czy priorytetowe przekierowanie do event managera.
W trakcie eventu: interakcja, automatyzacja i archiwizacja
- Linia Q&A dla uczestników zdalnych
Dzięki IVR uczestnicy online mogą zadawać pytania prelegentom w czasie rzeczywistym. System rozdziela pytania według tematów, moderatorzy dokonują selekcji, a wybrane pytania trafiają „na żywo” do scenariusza sesji Q&A. - Nagrywanie połączeń
Wszystkie rozmowy są archiwizowane, co umożliwia przygotowanie materiałów pokonferencyjnych, takich jak: dedykowane Q&A na bloga, materiały szkoleniowe lub raporty tematyczne. - Masowa wysyłka SMS w czasie eventu
Potrzebujesz rozesłać kod rabatowy, link do ankiety albo dodatkowy materiał? Wirtualna centrala może wysłać spersonalizowany SMS do wszystkich uczestników lub wybranych grup.
Po wydarzeniu: konwersja i analiza danych
- Follow-up sprzedażowy
System może wspierać sprzedaż produktów i usług powiązanych z tematyką eventu – od rozmów handlowców przez SMS-y transakcyjne aż po kampanie lead nurturingowe. - Ankiety i feedback
Z pomocą wirtualnej centrali możesz zautomatyzować zbieranie opinii po wydarzeniu – głosowo, SMS-em lub przez formularze dostępne przez link w wiadomości. - Analiza nagrań i insighty
Dzięki analizie treści rozmów z uczestnikami dowiesz się, które tematy budziły największe zainteresowanie i co warto poprawić w kolejnych edycjach. - Teaser kolejnego wydarzenia
Zaskocz uczestników kreatywnym zaproszeniem – np. automatycznym telefonem z nagraną zapowiedzią przyszłej konferencji. Zero obsługi „białkowej”, maksimum automatyzacji.
Podsumowanie: hybrydowy event = nowoczesna komunikacja
Wirtualna centrala to nie tylko technologia – to narzędzie, które realnie wspiera organizatorów na każdym etapie wydarzenia. Pomaga zwiększyć zaangażowanie, oszczędza czas, generuje leady i dostarcza danych do dalszej analizy. Jeśli organizujesz event hybrydowy i chcesz, żeby działał jak dobrze naoliwiona maszyna – warto zintegrować z nim rozwiązania Datera.
